Účtovné doklady slúžia ako preukazný záznam o hospodárení účtovnej jednotky a zároveň ako podklad pre daňové a iné kontroly. Zákon preto presne stanovuje, ako dlho musia byť jednotlivé dokumenty uchovávané a v akej forme majú byť k dispozícii.
V tomto článku sa pozrieme na to, aké sú zákonom stanovené lehoty archivácie a v akej forme musia byť doklady k dispozícii. Čítajte ďalej a nájdete v ňom praktické informácie, ktoré vám pomôžu zorientovať sa v tejto oblasti a nastaviť si archiváciu účtovných dokladov jednoducho a prehľadne.
Právne predpisy archivácie účtovných dokladov
Uchovávanie účtovných dokladov sa riadi konkrétnymi právnymi predpismi. Tie určujú nielen lehoty archivácie, ale aj to, aké doklady je potrebné uchovávať a v akej forme.
Základným právnym predpisom je Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Ten definuje, čo sa považuje za účtovné doklady, účtovné knihy či účtovné závierky a zároveň určuje minimálne archivačné lehoty.
S uchovávaním dokladov úzko súvisí aj daňová legislatíva, najmä Zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní (Daňový poriadok). Ten je dôležitý predovšetkým z pohľadu daňových kontrol, pri ktorých musia byť účtovné a daňové doklady k dispozícii aj niekoľko rokov po skončení zdaňovacieho obdobia.
V niektorých prípadoch je potrebné prihliadať aj na osobitné predpisy, napríklad:
- Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov,
- Zákon č. 222/2004 Z. z. – Zákon o dani z pridanej hodnoty,
- Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach či
- pracovnoprávne predpisy pri mzdovej a personálnej dokumentácii (zákonník práce č. 311/2001 Z. Z.).
Práve kombinácia viacerých zákonov spôsobuje, že sa lehoty uchovávania jednotlivých dokladov môžu líšiť.
Ako je dlho je potrebné uchovávať účtovné doklady?
Základné archivačné lehoty podľa zákona o účtovníctve
Zákon o účtovníctve presne stanovuje, ako dlho je účtovná jednotka povinná uchovávať jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie.
Medzi najdôležitejšie účtovné doklady patria faktúry, pokladničné doklady, bankové výpisy či interné účtovné doklady. Tieto dokumenty je potrebné uchovávať najmenej 10 rokov.
Rovnako dlhá archivačná lehota sa vzťahuje aj na účtovné knihy, teda napríklad hlavnú knihu, denník alebo pomocné knihy. Aj tieto dokumenty musia byť archivované po dobu 10 rokov.
Osobitná pozornosť sa venuje účtovnej závierke. Individuálna účtovná závierka sa uchováva 10 rokov, pričom konsolidovaná účtovná závierka má ešte dlhšiu archivačnú lehotu, a to 20 rokov.
Dôležité!
Tieto lehoty predstavujú minimálne zákonné obdobia. V praxi sa môže stať, že iné právne predpisy vyžadujú uchovávanie niektorých dokumentov aj dlhšie.
Uchovávanie daňových dokladov
Daňový poriadok stanovuje, že daňovník je povinný uchovávať doklady potrebné na správne určenie dane po dobu 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie. Ide najmä o doklady súvisiace s daňou z príjmov či daňou z pridanej hodnoty alebo inými daňami.
Osobitné pravidlá platia pri DPH. Daňové doklady, ako sú faktúry, zjednodušené faktúry alebo opravné doklady, je platiteľ DPH povinný uchovávať 10 rokov od konca roka, ktorého sa týkajú.
Pri dlhodobom majetku je potrebné myslieť aj na to, že doklady o jeho obstaraní sa odporúča uchovávať počas celej doby jeho používania a zároveň ešte niekoľko rokov po jeho vyradení, keďže môžu mať vplyv na daňové odpisy alebo dodatočné daňové kontroly.
Tip: V praxi preto platí jednoduché pravidlo. Ak sa na určitý doklad vzťahuje viacero zákonov, uplatňuje sa dlhšia archivačná lehota. Takýmto spôsobom sa predíde problémom pri prípadnej kontrole zo strany daňového úradu.
Mzdové a personálne doklady a ich archivačné lehoty
Osobitnú skupinu dokumentov tvoria mzdové a personálne doklady. Tu sú archivačné lehoty spravidla dlhšie než pri bežných účtovných dokladoch z dôvodu ich významu pre sociálne zabezpečenie, dôchodkové nároky a pracovnoprávne vzťahy.
Medzi najdôležitejšie mzdové doklady patria mzdové listy a evidenčné listy dôchodkového poistenia. Tieto dokumenty je zamestnávateľ povinný uchovávať 50 rokov, keďže slúžia ako podklad pri preukazovaní nárokov na dôchodok.
Ďalšie mzdové doklady, ako napríklad výplatné pásky, podklady k výpočtu mzdy, prehľady o odvodoch či doklady k zrážkam zo mzdy, sa spravidla uchovávajú 10 rokov.
Pri personálnej dokumentácii ide najmä o pracovné zmluvy, dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, dodatky k zmluvám alebo dokumenty súvisiace so skončením pracovného pomeru. Tieto doklady sa uchovávajú minimálne 10 rokov po skončení pracovnoprávneho vzťahu, pričom v niektorých prípadoch môže osobitný predpis určiť aj dlhšiu lehotu.
Forma uchovávania dokladov – papierová alebo elektronická
Účtovné, daňové aj mzdové doklady je možné uchovávať v papierovej aj elektronickej forme. Zákon dnes už nevyžaduje výlučne papierový archív, dôležité je však splnenie určitých podmienok bez ohľadu na zvolenú formu.
Pri papierovej archivácii je potrebné zabezpečiť, aby boli doklady čitateľné, úplné a chránené pred poškodením, stratou alebo zničením. Doklady by mali byť usporiadané prehľadne a tak, aby boli v prípade kontroly ľahko dostupné.
Elektronická forma uchovávania je čoraz využívanejšia, najmä pre jej praktickosť a úsporu miesta. Elektronické doklady musia byť archivované tak, aby:
- boli čitateľné počas celej archivačnej lehoty,
- sa dal preukázať pôvodu dokladu,
- mali neporušený obsah a
- bola zabezpečená ochrana pred neoprávneným zásahom alebo stratou dát.
V praxi sa často využíva kombinovaná forma archivácie, kde sa časť dokladov uchováva v papierovej podobe a časť elektronicky. Dôležité je, aby bol zvolený spôsob archivácie jednotný, prehľadný a dlhodobo udržateľný.
