V takýchto situáciách môže pomôcť práve rekonštrukcia účtovníctva. V tomto článku sa bližšie pozrieme na to, o čo ide, kedy je potrebná a aj na to, ako prebieha.
Čo je rekonštrukcia účtovníctva v skratke?
Rekonštrukcia účtovníctva je proces, pri ktorom sa spätne opravuje, dopĺňa alebo nanovo vytvára účtovníctvo danej firmy či podnikateľa za určité obdobie, keď pôvodné účtovné záznamy nie sú úplné, správne alebo dostupné.
Je to odborný zásah, ktorého cieľom je uviesť účtovníctvo do súladu so zákonom a reálnym stavom hospodárenia.
Kedy je rekonštrukcia účtovníctva nevyhnutná?
Rekonštrukcia účtovníctva síce nie je niečo, čo ako firma či podnikateľ potrebujete každý rok, no niekedy sa vyskytnú situácie, kedy je nevyhnutná. Dostáva sa do hry vtedy, keď sú účtovné záznamy neúplné, chýbajú, alebo sa v nich vyskytujú chyby.
Aké sú najčastejšie situácie, kedy je potrebné urobiť krok späť a dať účtovníctvo do poriadku?
Neúplné alebo stratené účtovné doklady
Niekedy sa stane, že sa účtovné doklady stratia. Napríklad v dôsledku sťahovania, zmeny účtovníka či technických problémov. Bez kompletných podkladov je však ťažké správne zaúčtovať jednotlivé operácie. A to môže viesť k nesprávnym výsledkom alebo chybám. Zlé či chybné podklady pre daňové priznanie môžu viesť k oveľa väčším problémom a prípadným pokutám.
Prevzatie účtovníctva po inom účtovníkovi
Pri zmene účtovníka sa môžu odhaliť nesprávne alebo nedokončené účtovné zápisy. Každý účtovník totiž môže používať iný systém či mať iné zaužívané postupy. A ak v minulosti vznikli nejaké chyby, nový účtovník či účtovná firma ich musí najskôr odstrániť.
Zistené chyby pri príprave daňového priznania
Práve v období uzávierok sa často ukáže, že niečo v účtovníctve nesedí. Chýbajúce doklady či nesúlad v saldo konte sú typickými signálmi, že účtovníctvo si vyžaduje rekonštrukciu.
Príprava na daňovú kontrolu
Ak vaša firma očakáva kontrolu z daňového úradu, rekonštrukcia účtovníctva môže byť preventívnym opatrením, ktoré zabráni zbytočným nepríjemnostiam či pokutám. Opravené a zosúladené účtovníctvo zníži riziko problémov a tiež zvýši dôveryhodnosť vašej firmy.
Prechod na nový účtovný systém
Pri zmene softvéru alebo pri digitalizácii účtovníctva je dôležité skontrolovať, či boli všetky údaje prevedené správne. V tomto prípade rekonštrukcia pomáha odstrániť rozdiely, ktoré by mohli vzniknúť medzi starým a novým účtovným systémom.
Ako vyzerá rekonštrukcia účtovníctva?
Ide o systematický proces, ktorého cieľom je obnoviť presnosť a úplnosť účtovných záznamov. Rekonštrukcia účtovníctva kombinuje detailnú kontrolu, dopĺňanie dát a opravu chýb. Postup rekonštrukcie účtovníctva vyzerá nasledovne:
Krok 1: Zhromažďovanie údajov
Najskôr je dôležité zabezpečiť všetky dostupné podklady, od výpisov z bánk, cez pokladničné doklady a faktúry až po zmluvy či skladové pohyby. Ak niektoré doklady chýbajú, v tých prípadoch sa dohľadávajú ich náhrady, ako napríklad potvrdenia z banky či kópie od dodávateľov. Mať dostupné všetky potrebné doklady je základom každej správnej rekonštrukcie účtovníctva a bez tohto kroku nie je možné pohnúť sa ďalej.
Krok 2: Kontrola existujúcich účtovných záznamov
Druhým krokom je podrobný audit účtovníctva. Kontroluje sa, či sú zápisy správne, úplne a či zodpovedajú dokladom. V tomto kroku sa tiež odhaľujú duplicity, nesprávne predkontácie alebo neúplne zaúčtovania.
Krok 3: Doplnenie chýbajúcich účtovných období
Ak predtým určitý čas účtovníctvo nebolo vedené, je potrebné tieto obdobia nanovo spracovať. A to spočíva v zaúčtovaní všetkých operácií, ktoré chýbajú v účtovnom systéme, aby sa z nich mohol vytvoriť úplný účtovný obraz.
Krok 4: Oprava nesprávnych účtovných záznamov
Ďalším krokom pri rekonštrukcii účtovníctva je oprava chybných účtovných prípadov tak, aby sedeli s metodikou aj legislatívou. Tento krok môže v niektorých prípadoch zahŕňať aj kompletné preúčtovanie niektorých oblastí, ako napríklad pokladne či účtovania DPH.
Krok 5: Zosúladenie kľúčových účtovných oblastí
Po doplnení a oprave údajov je ďalším krokom to, že sa celé účtovníctvo prechádza ako celok. V tomto bode sa kontroluje súlad banky s účtovníctvom, pokladničné zostatky, saldo konto odberateľov a dodávateľov, stav zásob či účtovanie DPH. Je dôležité zabezpečiť, aby boli všetky údaje presné, úplné a navzájom v súlade.
Krok 6: Vypracovanie účtovných výkazov a kontrola daňového priznania
Po rekonštrukcii sa následne pripraví účtovná závierka. Alebo sa prípadne upravujú výkazy za predchádzajúce obdobia. Je tiež dôležité prihliadať na vplyv opráv na daňové priznanie, aby bolo podané v súlade s aktuálnym stavom účtovníctva.
Krok 7: Odovzdanie výsledkov
Na konci procesu rekonštrukcie dostane podnikateľ alebo firma kompletne upravené účtovníctvo, výkazy a tiež odporúčania do budúcna.
Záver
Rekonštrukcia účtovníctva je proces, pri ktorom sa často stretávajú viaceré oblasti, od detailnej znalosti účtovných postupov až po orientáciu v legislatíve. Aj preto mnoho firiem pri podobných situáciách volí spoluprácu s odborníkmi. S rekonštrukciou účtovníctva vám vieme pomôcť aj my v BPS Group.
Externý pohľad dokáže priniesť prehľad, jasno v údajoch a odstránenie neistôt, najmä ak máte ako firma či podnikateľ za sebou náročné obdobie alebo zmeny v administratíve. Ak sa v účtovníctve objavujú nejasnosti, chýbajúce podklady či rozdiely pri závierke, môže byť rekonštrukcia praktickým riešením, ktoré firmu vráti späť do poriadku. Zároveň je to príležitosť nastaviť si procesy tak, aby bolo vedenie účtovníctva do budúcna jednoduchšie a spoľahlivejšie.
U nás v BPS Group vám dokážeme pomôcť celý proces zjednodušiť a zabezpečiť, aby boli výsledné výkazy aj daňové priznanie správne a bez zbytočného stresu.
